Mettre en place les entretiens d'évaluation des performances

Mettre en place les entretiens d’évaluation des performances

Très souvent, des études réalisées par des cabinets de conseil ou la presse montrent le désintérêt des salariés pour les entretiens annuels d’évaluation. Même s’il n’est pas obligatoire dans toutes les entreprises, cet entretien est un moment privilégié de conversation entre un manager et un employé, dont il serait dommage de se passer. Au lieu de l’ignorer, voyons comment mener un entretien d’évaluation pour qu’il soit vraiment efficace. Nous avions rédigé un article présentant l’évaluation de recrutement des nouveaux collaborateurs, aujourd’hui nous vous présentons l’évaluation des performances.

Quel est le but de l’entretien d’évaluation des performances ?

Le processus d’évaluation des performances répond aux défis stratégiques de l’entreprise :

  • Accroître les performances : veiller à ce que les employés se concentrent sur les priorités stratégiques de l’organisation
  • Améliorer l’engagement des employés : encourager le dialogue entre le manager et l’employé, donner à ce dernier la possibilité de s’exprimer et d’évoluer au sein de l’entreprise
  • Développer les compétences des employés : identifier les besoins en formation pour augmenter la productivité
  • La gestion des talents : identifier les besoins de recrutement, les employés à récompenser ou, au contraire, ceux qui ont besoin d’être davantage soutenus.

Comment mener un entretien d’évaluation ?

Le processus d’évaluation des performances consiste à mener plusieurs entretiens tout au long de l’année sur différents sujets. Dans ce qui suit, nous ferons la distinction entre l’entretien annuel et l’entretien d’évaluation des performances basé sur des objectifs.

Évaluation des performances par objectifs :

Des évaluations des performances fondées sur des objectifs sont effectuées régulièrement afin de garantir que les employés se concentrent sur leurs objectifs opérationnels.

L’entretien de fixation d’objectifs :

Une fois que la direction a défini les objectifs stratégiques de l’entreprise, elle peut transformer ces objectifs en objectifs opérationnels.

Ensuite, au cours d’une réunion ou d’une réunion d’équipe, chaque responsable évalue la faisabilité de ces objectifs avec ses employés et définit ce que l’on attend d’eux.

Nous recommandons de fixer les objectifs trimestriels de manière à ce qu’ils soient suffisamment concrets et réalisables.

L’entretien de suivi objectif :

A l’issue du délai de réalisation des objectifs, le manager organise des réunions pour faire le point, évaluer les performances de ses collaborateurs et définir de nouveaux objectifs.

Les sujets qui seront abordés sont les suivants :

  • L’évaluation de la période passée ;
  • La définition de nouveaux objectifs ;
  • Les besoins en formation ou en ressources pour atteindre ces objectifs.

L’évaluation annuelle des performances

Cette évaluation est une appréciation globale des performances de l’employé. Votre formulaire d’évaluation devrait couvrir les sujets suivants :

  • L’évaluation de l’année
  • L’évaluation des compétences à l’aide d’une matrice de compétences
  • Les ambitions de formation
  • Les désirs de mobilité interne

Limitez le nombre de sujets abordés lors de l’entretien d’évaluation.

L’entretien annuel d’évaluation est utilisé à tort comme une occasion d’aborder tous les sujets relatifs à l’employé. Cela la rend à la fois complexe et fastidieuse.

Prenez vos modèles d’évaluation et éliminez tous les sujets suivants : rémunération, révision des objectifs, carrière, etc. Ces éléments doivent être traités séparément et faire l’objet d’entretiens spécifiques.

Accordez autant d’importance à la préparation des entretiens d’évaluation qu’à leur réalisation.

L’entretien annuel d’évaluation permet de mettre en perspective l’année écoulée. Il est donc important de pouvoir prendre le temps de revenir sur ce qui s’est passé.

Il est recommandé d’envoyer le guide d’évaluation aux deux parties au moins 15 jours avant la date de l’entretien afin que l’entretien soit une véritable conversation entre le manager et l’employé, axée sur les besoins et les attentes des deux parties.

Partager le modèle d’évaluation avant l’entretien

  • Méthode Avantages – Inconvénients
  • Chacun se prépare de son côté et nous découvrons les réponses au cours de l’entretien.
  • Discussion approfondie sur chaque aspect

Le manager reçoit la préparation de l’employé avant l’entretien. C’est un gain de temps pour le gestionnaire. En général, la perception globale de l’année est la même, alors concentrez-vous sur les différences de perception.

Consultez des collègues qui ont travaillé avec l’employé évalué.

Les projets et les missions amènent nécessairement des salariés de différents services à collaborer entre eux : un responsable marketing et un commercial, un chef de service et un recruteur… Il convient donc de ne pas limiter le processus d’évaluation à l’avis du supérieur hiérarchique direct, mais d’inclure l’avis des autres salariés de l’entreprise. C’est ce qu’on appelle l’évaluation collégiale.

L’employé est évalué de la manière suivante :

  • Un groupe de pairs (composé de collègues et de responsables d’autres départements) est formé et se réunit
  • Le manager partage son évaluation avec le groupe
  • Les membres réagissent
  • Si le groupe est d’accord, nous passons à l’employé suivant

En cas de désaccord, les divergences sont discutées, mais c’est le manager qui décide en dernier ressort de prendre en compte ou non les opinions partagées.

Cette méthode permet de confronter les points de vue, de donner de la visibilité au manager sur les compétences particulières de l’employé, mais surtout de minimiser les biais cognitifs (tant positifs que négatifs) dans la relation employé/manager. L’évaluation est donc précise et objective.

Planification des mesures de gestion après les entretiens d’évaluation

L’une des raisons pour lesquelles l’entretien annuel d’évaluation est inefficace aux yeux des employés est qu’il se traduit rarement par des actions concrètes.  Cependant, une évaluation doit déclencher une action de la part de la direction.

Pour chacun des trois domaines couverts par l’entretien, par exemple, les actions suivantes pourraient être planifiées :

Compétences : Mettre en place des cours de formation ou des actions de mobilité interne.

Valeurs de l’entreprise : Permettez au salarié de s’impliquer dans un projet interne.

Performance globale : Proposer une perspective de promotion ou d’extension des responsabilités (expert ou manager).